بارها اتفاق افتاده با دانشگاه با بخش امور پژوهشی یا دفتر پژوهشگران و نخبگان جوان تماس ضروری گرفتم. چندین چند بوق خورده و قطع شده، کسی پاسخ نداده.
یا حتی با بیمارستان برای عزیزی تماس گرفتم. دیر پاسخ دادند و یا اگر هم پاسخ دادند متصدی پاسخگویی بخش مربوطه خودش را معرفی نکرده.
شما به عنوان مدیر بخشی از سازمان این کار را درست تلقی می‌کنید؟
آیا باید به تلفن سازمان پاسخ داد؟
یا کلاس کار این‌ست که پاسخی نداد؟!
یا دیر پاسخگو بود؟!
شما تلفن را دکور قلمداد می‌کنید یا وسیله‌ای برای ارتباط؟
چه نوع ارتباطی را در قالب تلفن صحیح می‌پندارید؟
زمانی را برای پاسخگویی به تلفن‌های سازمان در نظر می‌گیرید؟ یا نه تلفن را بخش ضروری قلمداد می‌کنید هر وقت تماسی حاصل شد پاسخ می‌دهید؟!
تامی کلیتور در سال ۲۰۲۳ نکاتی را در این زمینه مطرح می‌کند که خالی از لطف نیست:
-سریع جواب بدهید. اگر در یک محیط کسب و کار هستید، بی ادبی است که افراد را منتظر نگه دارید.
به سراغ تلفن بروید و قبل از زنگ سوم پاسخ دهید.
گوشی را زیر چانه نگذارید یا با دست جلوی صدا را نگیرید باید به دور از این ادا و اطوارها تلفن را پاسخ دهید.
-قبل از پاسخگویی به تلفن نفس عمیق بکشید. این امر سبب می‌شود شما با آرامش صحبت کنید و کنترل رو صحبت‌های خود داشته باشید. افکارتان را جمع‌جور کنید.
-هنگام پاسخ به تلفن کسب و کار و خودتان را معرفی کنید. که طرف مقابل اطمینان حاصل کند که با مکان و شخصمناسب تماس گرفته است، بنابراین مطمئن شوید که شما و شرکتتان چه کسی هستید. مطمئن شوید که با نامتجاری رهبری می‌کنید. بهتر‌ست یک پیام از قبل برای پاسخگویی‌تان و نوع معرفی‌تان آماده داشته باشید که آن لحظه فکر نکنید چه باید بگویید؟! بسته به شرایط تماس در آن پیام تغییراتی ایجاد کنید.
-همیشه دفتری با قلمی کنار دستتان داشته باشید. تا اگر تماس‌گیرنده اطلاعاتی را برایتان مطرح کرد، شما باید به شخصی منتقل کنید یا پی‌گیر شوید. او را پشت تلفن منتظر نگه ندارید.
راستی شما از آن دست مدیرانی هستید که خارج از وقت اداری با کارمندانشان تماس می‌گیرند و عصبانی می‌شوند اگر پاسخ ندهند؟ یا نه اهل رعایت آداب و عرف سازمانی هستید؟
✍🏻صدف پورمنصف
آخرین دیدگاه‌ها