نکته‌های مدیریتی

فرض کنید ، سازمانی را اعضای بدن حیوانات  تشکیل دادند. مدیر ارشد سازمان لاک لاک پشت است و کارکنانش، مژه‌های شتر است. مژه‌های شتر کارکنان محافظه کارند. در برابر تغییر مقاومت می‌کنند.  لاک لاک پشت ریسک پذیریندارد.  به موقع در محیط کاری خود حاضر نمی‌شود. از رو به رو شدن با کارکنانش واهمه دارد. با این پیش فرض با چهرویکردی رو به هستید؟ به مدیر چنین سازمانی چه نکاتی را گوشزد می‌کنید؟

برای این منظور به نکات مدیریتی گریس هی(۲۰۲۳) در زیر اشاره می‌نمایم؛

۱.ادراک انگیزههای فردی

یکی از بهترین توصیههای مدیریتی این است که بدانید تیم شما برای چه چیزهایی ارزش قائل است. شناخت و درکانگیزههای هر یک از اعضای تیم سنگ بنای رهبری موثر است. هر فردی انگیزههای مشخصی دارد، خواه به دنبال رشدشخصی، یا به دنبال چالشها یا تحقق اهداف باشد. با یادگیری چیزهایی که اعضای تیم خود را الهام می‌بخشد وآنها را هدایت می‌کند، می‌توانید رویکرد رهبری خود را برای همسویی با اهداف آنها تنظیم کنید. این رویکرد شخصیباعث افزایش رضایت شغلی و افزایش تعامل و بهره وری میشود. علاوه بر این، درک تیم به وسیله‌ی شما، سببتعهدتان می‌گردد. این امر، حمایت شما را از مسیر حرفهای اعضای تیم  نشان می‌دهد.

۲٫ شفاف سازی چشم انداز سازمان

یک مدیر شایسته میتواند اهداف حیاتی سازمانی را ابلاغ کند، مسئولیت را به اعضای تیم محول کند و برنامههایاجرایی مناسبی را تنظیم کند. یک مدیر خوب برای توضیح بیشتر در مورد اهمیت این مسئولیتها وقت میگذارد. اگراعضای تیم شما درک بهتری از تصویر اصلی پروژههای محول شده خود داشته باشند، انگیزه بیشتری خواهند داشت. بالا‌بردن روحیه کارکنان، یک راه اثبات شده برای افزایش خروجی است که یکی از مسئولیتهای اصلی شما به عنوانیک مدیر و یکی از کلنگ‌های مدیریتی است که باید بدانید.

۳.تجهیز منابع مناسب

تجهیز تیم  به منابع لازم اعضاء را قادر میسازد بهترین عملکرد خود را داشته باشند. این منابع  شامل ابزار، آموزش،اطلاعات و پشتیبانی مورد نیاز برای انجام کارها به طور موثر است. منابع کافی به تیم شما این امکان را میدهد که برموانع غلبه کرده و نتایج با کیفیت ارائه دهد. علاوه بر این، نشان دادن تعهد به ارائه ابزار و پشتیبانی مناسب، سرمایهگذاری شما را در موفقیت آنها نشان میدهد. این روش میتواند اعتماد به نفس، رضایت شغلی و احساس وفاداری را دربین اعضای تیم افزایش دهد. فراهم کردن تجهیزات مناسب باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت و افزایش عملکردمیشود.

۴.افزایش موثر تفویض اختیار

تفویض اختیار یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مدیران است. اگر میخواهید کار را به درستی واگذار کنید،نمیتوانید به سادگی وظایف را به هم تیمیها محول کنید و امیدوار باشید که آنها به خوبی انجام دهند. به جای آن،بهترین شرط شما این است که وظایف و حجم کاری را بررسی کنید و کارکنان را با زمان و استعداد لازم برای اجرایتکلیف در تاریخ مقرر شناسایی کنید. در موارد دیگر، تفویض اختیار ممکن است، شناسایی اعضای تیم با مهارتهایلازم برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه باشد. این مرحله یک موقعیت بردبرد است که در آن شما یک کار را تکمیل میکنید ویکی از اعضای تیم در مسیر خود پیشرفت میکند. کلید تفویض اختیار صحیح، ایجاد تعادل بین مدیریت زمان، بهاشتراک گذاری استعدادها و رشد کارکنان است.

۵.توسعه مهارتهای رهبری

معمولا واژه «رهبری» و «مدیریت» را به جای یکدیگر استفاده می‌‌کنند، اگرچه این دو واژه کاملاً متفاوت است. شمااحتمالاً به دلیل تواناییتان در حل مشکلات، سازماندهی و تفویض اختیار، که همه از ویژگیهای بارز مدیریت هستند،ارتقاء خود را کسب کردهاید. شما همچنین باید مهارتهای رهبری خود را پس از ارتقاء به مقام مدیر توسعه دهید.

رهبران عموماً هوش هیجانی، بینش بین فردی و پشتکار را نشان میدهند که به آنها کمک میکند با همکاران خودهمدلی کنند و آنها را برای رسیدن به یک هدف مشترک ترغیب کنند.

۶.رهبری با صداقت

رهبری با صداقت به معنای نشان دادن مداوم صداقت، شفافیت و رفتار اخلاقی در تمام اقدامات به عنوان یک مدیر است. این سبک شامل همسویی کلمات و تصمیمات شما با ارزشهای خود و ارزشهای سازمان است. وقتی با صداقت رهبریمی‌کنید، در تیم خود اعتماد و اعتبار ایجاد می‌کنید. اعضای تیم احساس اطمینان خواهند کرد که شما بهترین منافعآنها را در قلب خود دارید و برای مصلحت بهتر تصمیم میگیرید. این رویکرد اخلاقی همچنین به عنوان یک نمونهقدرتمند برای تیم شما عمل میکند و آنها را تشویق میکند تا با اصول مشابه در کار خود چنین رفتار کنند.

۷.ایجاد یک سیستم برای تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته

انجام ارزیابیهای قابل اعتماد از توسعه و بهرهوری اعضای تیم برای پیگیری رشد و ضعفهای سازمان ضروری است. جلسات انفرادی با کارکنان حداقل یک بار در سال صورت پذیرد،  این امر یک راه عالی برای بررسی پیشرفت آنهاست،جشنی برای دستاوردهای کارکنان برگزار نمایید و بحث در مورد راههایی که ممکن است عملکرد بهتری داشته باشند،صورت دهید. علاوه بر این، بررسی عملکرد کارکنان کمک میکند تا بفهمند رئیس آنها برای تلاشهای آنان ارزش قائلاست و از آنها قدردانی میکند.

۸.تعیین معیارهای ارتقاء

هنگامی که کارکنان یک تیم از معیارهای مورد انتظار خود آگاه باشند، برای رسیدن به آنچه که باید انجام دهند تا واجدشرایط ارتقاء به یک موقعیت بالاتر باشند، به احتمال زیاد سخت تلاش خواهند کرد.

نمونههایی از الزاماتی که ممکن است اعضای تیم برای ارتقاء نیاز داشته باشند عبارتند از:

وقت شناسی مداوم

بررسی عملکرد استثنایی

ویژگیهای رهبری

کیفیت کار عالی

آمادگی برای پذیرش مسئولیتهای اضافی

مدیرانی که مسیر روشنی را برای پیشرفت ترسیم می کنند، کارکنانی با انگیزه و مولد خواهند داشت.

۹.شناسایی تغییر روابط

وقتی روابط در محیط کار شروع به تغییر میکند، تنشها افزایش مییابد. اگر مقام مافوق دارید، اکنون میتوانیدهمکارانی را مدیریت کنید که زمانی همتایان شما بودند. ایجاد تعادل بین یک دوست و یک رئیس ممکن است چالشبرانگیز باشد، اما بسیار مهم است. توصیه میشود هنگام اشتراکگذاری اطلاعات حساس، اجازه ندهید روابط شخصیاستدلال شما را مخدوش کند. بنابراین، شما باید در مورد هر گونه تغییر صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که اعتمادهمکاران خود را به دست آوردهاید.

۱۰.ارائه مشاوره حرفه‌ای

مدیران ممکن است فرصتهایی را برای توسعه حرفهای فراهم کنند تا به هر یک از اعضای تیم کمک کنند تا در مسیر خودپیشرفت کنند. یک رویکرد خوب این است که با اعضای تیم خود جلساتی انفرادی ترتیب دهند تا در مورد اهداف حرفهایآنها بیاموزند و هر توصیهای را که فکر میکنند به آنها کمک میکند، ارائه دهند. میتوانند وظایفی را به آنها محولکنند که در صورت امکان کمک کننده باشد تا در مسیر خود پیشرفت کنند.

۱۱.تشویق دیدگاههای متنوع

تشویق دیدگاه‌های متنوع در تیم شما به معنای جستجوی فعالانه از کسانی است که سوابق، تجربیات و دیدگاه‌هایمتفاوتی دارند. این رویکرد تشخیص می‌دهد که راهحلهای نوآورانه و حل مسئله جامع اغلب از ایدههای مختلف ناشیمیشوند. وقتی اعضای تیم احساس راحتی می‌کنند که بینش‌های منحصربه‌فرد خود را به اشتراک بگذارند، فراگیربودن را ارتقاء دهند و از خلاقیت زیادی بهره ببرند. این عمل می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و تیمی شودکه برای مشارکت‌هایشان ارزش قائل شوند.

۱۲.اطمینان از شفاف سازی ارتباطات

شفافیت یکی از نکات حیاتی ارتباطات مدیران است. واگذاری وظایف و توضیح اهمیت آنها به کارکنان اولین قدم دربرقراری ارتباط موثر است، اما به هیچ وجه آخرین مرحله نیست. قدم بعدی ایجاد خطوط ارتباطی باز برای هر گونهمسائل یا نگرانیهایی است که ممکن است در محل کار ایجاد شود. یک رویکرد عالی ایجاد و نظارت دقیق برسیستمهای ارتباطی تیم است تا هرگز سوالها، نظرها یا پیشنهادها را از دست ندهد.

با ایجاد و کنترل خطوط ارتباطی، اعضای تیم ممکن است به طور مداوم پیشرفت به سمت اهداف را ارزیابی کرده واقدامات بعدی را شناسایی کنند. با یک خط ارتباطی در دسترس، اعضای تیم بهتر می‌‌تواند نیازهای خود را به یکدیگربیان کنند. علاوه بر موفقیت جمعی تیم، هر یک از اعضاء نیز به دستاوردهای فردی خواهند رسید.

۱۳.دریافت بازخورد

بهترین مدیران به تیم خود انگیزه میدهند تا بهترین کار خود را انجام دهند. یک مدیر میتواند نظر اعضای تیم را بایادگیری در مورد رویکرد مدیریت  الهام بخشد. کارکنان باید بدانند که هیچ مجازاتی برای ارائه بازخورد صادقانه درمورد عملکرد مدیریتی شما وجود ندارد. شما و تیمتان ممکن است در مورد رویدادهایی مانند جلسات، پروژه‌ها وعملکرد کارکنان از طریق کانال‌های همکاری تیم خود بازخورد فوری ارائه دهید.

همچنین می توانید از ابزارهای بازخورد ناشناس برای اطمینان دادن به هم تیمیهای خود استفاده کنید. به عنوان یکمدیر، یاد بگیرید که چگونه با بازخوردها بدون واکنش منفی برخورد کنید. اعضای تیمی که انتقاد سازندهای ارائهمیکنند، سعی در صدمه زدن به احساسات شما ندارند. هدف بهبود روابط کاری شماست. هنگامی که کارکنان در یکراستا هستند، می توانید به سرعت و بدون اشتباه به اهداف خود برسید. اگر به دنبال نکات جلسات مدیریت هستید،دریافت بازخورد از کارکنانتان گزینه بسیار خوبی است.

۱۴.سرمایه گذاری در تیم سازی

سرمایه گذاری در تیم سازی ایجاد فرصتهایی برای اعضای تیم شما برای تعامل، پیوند و همکاری خارج از وظایفکاری معمولی است. فعالیت‌های تیم‌سازی می‌تواند از رویدادهای اجتماعی گاه به گاه تا تمرین‌های ساختاریافته‌ترباشد که حل مسئله و ارتباط را ارتقاء دهد. سرمایه گذاری در تیمسازی حس اتحاد و رفاقت را در بین اعضای تیم شماتقویت میکند. به نوبه خود، این روابط باعث افزایش ارتباطات، همکاری و درک متقابل میشود. یک تیم با پیوند خوببه احتمال زیاد به طور هماهنگ کار میکند، دانش را به اشتراک میگذارد و از یکدیگر در دستیابی به اهداف مشترکحمایت میکند.

۱۵.تشویق حس تعلق

تشویق حس تعلق به معنای توانمندسازی اعضای تیم برای پذیرفتن مسئولیت کامل وظایف، پروژهها و تصمیماتشاناست. وقتی حس تعلق را تشویق میکنید، نشان میدهید که به تواناییها و قضاوت آنها اعتماد دارید. این رویکرداعتماد به نفس آنها را افزایش میدهد و منجر به احساس مسئولیتپذیری بیشتر میشود. اعضای تیمی که احساسمالکیت می‌کنند، احتمالاً برای اطمینان از موفقیت پروژه‌های خود تلاش بیشتری می‌کنند. این اعضاء ابتکار عمل را برمی‌گزینند. مشکلات را به طور فعال حل میکنند و به طور مستقل به دنبال راه حل میگردند. این توانمندسازی فرهنگخوداتکایی و بهبود مستمر را تقویت می‌کند، زیرا اعضای تیم احساس می‌کنند در نتایج کار خود سهم شخصی دارند.

۱۶.تعادل بین عملکرد شخصی و اهداف تیمی

به راحتی می توان به عنوان یک مدیر درگیر تصویر کلی شد و جزئیات را فراموش کرد. ممکن است به راحتی از اینواقعیت غافل شوید که موفقیت استثنایی تیم مستلزم عملکرد استثنایی هر یک از اعضای تیم است. شما میتوانید باتأکید بر خطوط باز ارتباط و کار تیمی در میان اعضای تیم تعادل برقرار کنید. همچنین میتوانید اطمینان حاصل کنیدکه مسئولیتهای هر یک از اعضای تیم با اهداف تیم سازگار است. میتوانید به هم تیمیهای خود کمک کنید تا ارتباطبین مسئولیتهای اعضای تیم و مأموریت شما را درک کنند. این رویکرد به هر کارمند الهام میبخشد و تیم شما را بهسمت دستیابی به اهداف خود سوق میدهد.

۱۷.حفظ شفافیت کامل

یک مدیر شایسته همیشه اطمینان حاصل میکند که کارکنان تمام دانش مورد نیاز برای اجرای موثر  پست شغلی خود را دارند، حتی اگر کارکنان از شفافیت اطلاعات که به آنها بازخورد داده می‌شود راضی نباشند. بنابراین، مدیران عالی همیشه با تیم خود صادق هستند. وقتی خبر بدی میدهند، صادق هستند اما خیلی خشن نیستند. مدیران، تمام نکات مثبت و منفی رابه تیم خود یاد‌آور می‌شوند.

شما میتوانید این سطح از صداقت و صراحت را از طریق تعهد به ارائه بازخورد مکرر و به روز رسانیهای سازمانیحفظ کنید. جلسات یک به یک برای ارائه بازخورد خاص به یک فرد ایدهآل هستند. علاوه بر این، می‌توانید جلساتی را درسطح سازمان برگزار کنید یا ایمیل‌های سازمان را برای پخش مسائل کلی توزیع کنید. این دو گزینه، کارکنان را ازپیشرفت خود و سازمان مطلع می‌کند و شفافیت را تضمین می‌کند.

۱۸.بیشتر گوش کنید، کمتر صحبت کنید

مدیران مسئول  از اجرای ایده‌های مدیریتی توسط تیم‌شان اطمینان دارند. بنابراین، تسهیل محیط‌هایی که اعضای تیممی‌توانند آزادانه و آشکارا پیشنهاداتی را برای ساده‌سازی عملیات ارائه دهند، حیاتی است. بنابراین تقویت مهارتشنیداری یکی از نکات مدیریتی روز است.

اگر میخواهید به عنوان یک مدیر موفق شوید، یاد بگیرید که به «گوش دادن»، بیشتر از «صحبت کردن» اهمیتدهید. این مسئولیت شماست که پتانسیل تیم خود را به حداکثر برسانید، اما اعضای تیم ممکن است واضحترین ایده رادر مورد اینکه چه چیزی درست است و چه چیزی نیست، داشته باشند. بنابراین، به سخنان کارکنان خود با دقت گوشدهید و نظرات آنها را در نظر بگیرید. با این رویکرد، اعضای تیم شما نسبت به «صحبت کردن» احساس اعتماد به نفسبیشتری خواهند داشت.

۱۹.ایجاد انگیزه‌ نسبت به کارکنان

شما  ممکن است به نقطهای  برسید که کارکنانتان در برخی از انجام وظایف مشکل داشته باشند یا احساس کنند ازتمام کارهای خود خسته شدهاند. هنگامی که این وضعیت رخ میدهد، باید تشویق بیشتری برای حفظ اعضای تیم خودارائه دهید. زمانی که مشکلات سازمان یا کل صنعت شما را تحت تأثیر قرار می دهد، همین امر صادق است. شما درموقعیت ایدهآلی برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم خود هستید، زیرا شما مدیر آنها هستید.

الهام بخشیدن به سایر کارکنان گهگاه کار رهبر است. اگر کارکنان شما احساس میکنند که خسته هستند، تمام تلاشخود را برای کمک به  آرامش آنها  انجام دهید تا بتوانند به کار خود ادامه دهند. این مرحله ممکن است به معنایبرگزاری رویدادهایی برای قدردانی از کارکنان، ارائه مشاوره فردی، یا ابراز نگرانی‌ها به مدیریت مافوق باشد. هدفنهایی شما باید ایجاد یک محیط کاری باشد که کارکنان در آن خوشحال باشند و احساس کنند آماده هستند تا پروژه رابدون توجه به چالش‌هایی که پیش می‌آید به نتیجه موفقیت‌آمیز برسانند.

۲۰٫ حفظ ثبات

نکات مدیریتی ممکن است در تئوری ساده به نظر برسند، اما در عمل ممکن است نسبتاً پیچیده باشند. بهترین راه برایرویارویی با چالشها به عنوان یک مدیر این است که سر خود را بالا نگه دارید و به راه خود ادامه دهید. تسلیم شدن اینتصور را به وجود می‌آورد که فداکاری ندارید و ناسازگار هستید. در نهایت، مدیران عالی باید قابل اعتماد و سازگارباشند.

کارکنان کمتر به یک رئیس غیرقابل اعتماد و غیرقابل پیش بینی اعتماد میکنند. اگر آن سطح از اعتماد را با کارکنانخود ندارید، ممکن است تشخیص موفقیت شما دشوار باشد. عدم آگاهی کافی از موقعیت، ممکن است شما را نسبت بهانجام کارهای بیشتر با کارکنان خود بیمیل کند.

بازخورد دادن به افراد به صورت انفرادی می‌تواند به حفظ مسیر پیام‌رسانی فوری شما بر انتقال و به‌روزرسانی‌ مسائلکمک کند. می‌توانید ساعتی را در وقت اداری  در طول هفته تعیین کنید، که کارکنان برای ارائه نظرات یا درخواست کمکبه شما مراجعه کنند. ثبات مدیریتی به کارکنان کمک میکند تا بفهمند چه چیزی را از چه کسی باید انتظار داشتهباشند و چگونه می توانند به موفقیت تیم کمک کنند.

۲۱.مسئولیتپذیری تیم

دانستن موفقیت تیم شما کاملاً به مهارتهای مدیریتی شما بستگی دارد. ممکن است دلهرهآور باشد. مدیران اغلب درهنگام انتقاد سازنده از کارکنان یا حتی بدتر از آن هنگام اجرای مسائل انضباطی احساس ناراحتی میکنند. اینمسئله از جنبههای نامطلوب مدیریتی قلمداد می‌شود و اجتناب ناپذیر است. در عوض، مالکیت کامل کار و اقدامات تیمخود را به دست بگیرید و در صورت لزوم آماده مداخله شوید.

ممکن است موردی داشته باشید که در آن یک همکار مورد اعتماد،  اطلاعات را از بقیه اعضای تیم پنهان نگه دارد. در اینمورد، شما نمیتوانید با او مهربان باشید. به عنوان رهبر، شما باید یک موضع‌گیری محکم برای اطمینان از اینکه هرکارمند نقش خود را ایفا میکند و انتظارات را برآورده میکند، تعیین کنید.  این امر بخشی از مسئولیت پذیری قلمدادمی‌شود.

۲۲٫ استفاده از منابع فناوری

مدیران برای موفقیت به حمایت تیم خود نیاز دارند. با این حال، حتی یک تیم بزرگ از کارکنان ماهر برای عملکرد بهبهترین شکل خود به فناوری نیاز دارد. ابزارهایی مانند برنامه‌های چت گروهی، نرم‌افزار مدیریت پروژه و سرویس‌هایذخیره‌سازی ابری ممکن است کارایی و بهره‌وری شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.

فناوری در بسیاری از موقعیتها از جمله جلسات مفید است. ابزارهای فناوری قادر است برنامهریزی و اجرای جلساترا ساده کند و قابلیتهای پیگیری را ارائه دهد. جلسات فردی، ممکن است با  استفاده از این فناوریها ساده شود. دسترسی به طیف گستردهای از برنامهها ممکن است به شما کمک کند، بهترین عملکرد مدیریتی خود را داشته باشید.

و در آخر یاد جمله‌ای از تئودور روزولت افتادم؛

«در هر لحظه تصمیم گیری، بهترین کاری که میتوانید انجام دهید، کار درست است، بهترین کار بعدی، اشتباه است، وبدترین کاری که می توانید انجام دهید هیچ کاری نیست

✍🏻صدف پورمنصف

Grace He, 22 Top Management Tips for Leaders in 2023,https://teambuilding.com/blog/management-tips

به اشتراک بگذارید
پست های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *