فرض کنید ، سازمانی را اعضای بدن حیوانات تشکیل دادند. مدیر ارشد سازمان لاک لاک پشت است و کارکنانش، مژههای شتر است. مژههای شتر کارکنان محافظه کارند. در برابر تغییر مقاومت میکنند. لاک لاک پشت ریسکپذیری ندارد. به موقع در محیط کاری خود حاضر نمیشود. از رو به رو شدن با کارکنانش واهمه دارد. با این پیشفرض با چهرویکردی رو به هستید؟ به مدیر چنین سازمانی چه نکاتی را گوشزد میکنید؟
برای این منظور به نکات مدیریتی گریسهی(۲۰۲۳) در زیر اشاره مینمایم؛
۱.ادراک انگیزههای فردی
یکی از بهترین توصیههای مدیریتی این است که بدانید تیم شما برای چه چیزهایی ارزش قائل است. شناخت و درک انگیزههای هر یک از اعضای تیم سنگ بنای رهبری موثر است.
هر فردی انگیزههای مشخصی دارد، خواه به دنبال رشدشخصی، یا به دنبال چالشها یا تحقق اهداف باشد. با یادگیری چیزهایی که اعضای تیم خود را الهام میبخشد وآنها را هدایت میکند، میتوانید رویکرد رهبری خود را برای همسویی با اهداف آنها تنظیم کنید. این رویکرد شخص باعث افزایش رضایت شغلی و افزایش تعامل و بهرهوری میشود. علاوه براین، درک تیم به وسیلهی شما، سبب تعهدتان میگردد. اینامر، حمایت شما را از مسیر حرفهای اعضای تیم نشان میدهد.
۲.شفافسازی چشمانداز سازمان
یک مدیر شایسته میتواند اهداف حیاتی سازمانی را ابلاغ کند، مسئولیت را به اعضای تیم محول کند و برنامههای اجرایی مناسبی را تنظیم کند. یک مدیر خوب برای توضیح بیشتر در مورد اهمیت این مسئولیتها وقت میگذارد. اگر اعضای تیم شما درک بهتری از تصویر اصلی پروژههای محول شده خود داشته باشند، انگیزه بیشتری خواهند داشت. بالابردن روحیه کارکنان، یک راه اثبات شده برای افزایش خروجی است که یکی از مسئولیتهای اصلی شما به عنوان یک مدیر و یکی از کلنگهای مدیریتی است که باید بدانید.
۳.تجهیز منابع مناسب
تجهیز تیم به منابع لازم اعضاء را قادر میسازد بهترین عملکرد خود را داشته باشند. این منابع شامل ابزار، آموزش،اطلاعات و پشتیبانی مورد نیاز برای انجام کارها به طور موثر است. منابع کافی به تیم شما این امکان را میدهد که برموانع غلبه کرده و نتایج با کیفیت ارائه دهد. علاوه براین، نشان دادن تعهد به ارائه ابزار و پشتیبانی مناسب، سرمایهگذاری شما را در موفقیت آنها نشان میدهد. این روش میتواند اعتماد به نفس، رضایت شغلی و احساس وفاداری را دربین اعضای تیم افزایش دهد. فراهم کردن تجهیزات مناسب باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت و افزایش عملکرد میشود.
۴.افزایش موثر تفویض اختیار
تفویض اختیار یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مدیران است. اگر میخواهید کار را به درستی واگذار کنید، نمیتوانید به سادگی وظایف را به هم تیمیها محول کنید و امیدوار باشید که آنها به خوبی انجام دهند. به جای آن، بهترین شرط شما این است که وظایف و حجم کاری را بررسی کنید و کارکنان را با زمان و استعداد لازم برای اجرای تکلیف در تاریخ مقرر شناسایی کنید. در موارد دیگر، تفویض اختیار ممکن است، شناسایی اعضای تیم با مهارتهایلازم برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه باشد. این مرحله یک موقعیت برد–برد است که در آن شما یک کار را تکمیل میکنید و یکی از اعضای تیم در مسیر خود پیشرفت میکند. کلید تفویض اختیار صحیح، ایجاد تعادل بین مدیریت زمان، بهاشتراک گذاری استعدادها و رشد کارکنان است.
۵.توسعه مهارتهای رهبری
معمولاً واژه «رهبری» و «مدیریت» را به جای یکدیگر استفاده میکنند، اگرچه این دو واژه کاملاً متفاوت است. شما احتمالاً به دلیل تواناییتان در حل مشکلات، سازماندهی و تفویض اختیار، که همه از ویژگیهای بارز مدیریت هستند،ارتقاء خود را کسب کردهاید. شما همچنین باید مهارتهای رهبری خود را پس از ارتقاء به مقام مدیر توسعه دهید.
رهبران عموماً هوش هیجانی، بینش بین فردی و پشتکار دارند که به آنها کمک میکند با همکاران خودهمدلی کنند و آنها را برای رسیدن به یک هدف مشترک ترغیب کنند.
۶.رهبری با صداقت
رهبری با صداقت به معنای نشان دادن مداوم صداقت، شفافیت و رفتاراخلاقی در تمام اقدامات به عنوان یک مدیر است. این سبک شامل همسویی کلمات و تصمیمات شما با ارزشهای خود و ارزشهای سازمان است. وقتی با صداقت رهبری میکنید، در تیم خود اعتماد و اعتبار ایجاد میکنید. اعضای تیم احساس اطمینان خواهند کرد که شما بهترین منافع آنها را در قلب خود دارید و برای مصلحت بهتر تصمیم میگیرید. این رویکرد اخلاقی همچنین به عنوان یک نمونه قدرتمند برای تیم شما عمل میکند و آنها را تشویق میکند تا با اصول مشابه در کار خود چنین رفتار کنند.
۷.ایجاد یک سیستم برای تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته
انجام ارزیابیهای قابل اعتماد از توسعه و بهرهوری اعضای تیم برای پیگیری رشد و ضعفهای سازمان ضروری است.
جلسات انفرادی با کارکنان حداقل یک بار در سال صورت پذیرد، این امر یک راه عالی برای بررسی پیشرفت آنهاست، جشنی برای دستاوردهای کارکنان برگزار نمایید و بحث در مورد راههایی که ممکن است عملکرد بهتری داشته باشند، صورت دهید. علاوه براین، بررسی عملکرد کارکنان کمک میکند تا بفهمند رئیس آنها برای تلاشهای آنان ارزش قائل است و از آنها قدردانی میکند.
۸.تعیین معیارهای ارتقاء
هنگامی که کارکنان یک تیم از معیارهای مورد انتظار خود آگاه باشند، برای رسیدن به آنچه که باید انجام دهند تا واجد شرایط ارتقاء به یک موقعیت بالاتر باشند، به احتمال زیاد سخت تلاش خواهند کرد.
نمونههایی از الزاماتی که ممکن است اعضای تیم برای ارتقاء نیاز داشته باشند عبارتند از:
-وقت شناسی مداوم
-بررسی عملکرد استثنایی
-ویژگیهای رهبری
-کیفیت کار عالی
-آمادگی برای پذیرش مسئولیتهای اضافی
-مدیرانی که مسیر روشنی را برای پیشرفت ترسیم می کنند، کارکنانی با انگیزه و مولد خواهند داشت.
۹.شناسایی تغییر روابط
وقتی روابط در محیط کار شروع به تغییر میکند، تنشها افزایش مییابد. اگر مقام مافوق دارید، اکنون میتوانید همکارانی را مدیریت کنید که زمانی همتایان شما بودند. ایجاد تعادل بین یک دوست و یک رئیس ممکن است چالشبرانگیز باشد، اما بسیار مهم است. توصیه میشود هنگام اشتراکگذاری اطلاعات حساس، اجازه ندهید روابط شخصی استدلال شما را مخدوش کند. بنابراین، شما باید در مورد هر گونه تغییر صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که اعتماد همکاران خود را به دست آوردهاید.
۱۰.ارائه مشاوره حرفهای
مدیران ممکن است فرصتهایی را برای توسعه حرفهای فراهم کنند تا به هر یک از اعضای تیم کمک کنند تا در مسیر خود پیشرفت کنند. یک رویکرد خوب این است که با اعضای تیم خود جلساتی انفرادی ترتیب دهند تا در مورد اهداف حرفهای آنها بیاموزند و هر توصیهای را که فکر میکنند به آنها کمک میکند، ارائه دهند. میتواند وظایفی را به آنها محول کند که در صورت امکان کمک کننده باشد تا در مسیر خود پیشرفت کنند.
۱۱.تشویق دیدگاههای متنوع
تشویق دیدگاههای متنوع در تیم شما به معنای جستجوی فعالانه از کسانی است که سوابق، تجربیات و دیدگاههایمتفاوتی دارند. این رویکرد تشخیص میدهد که راهحلهای نوآورانه و حلمسئله جامع اغلب از ایدههای مختلف ناشی میشوند. وقتی اعضای تیم احساس راحتی میکنند که بینشهای منحصربهفرد خود را به اشتراک بگذارند، فراگیربودن را ارتقاء دهند و از خلاقیت زیادی بهره ببرند. این عمل میتواند منجر به تصمیمگیریهای دقیقتر و تیمی شود که برای مشارکتهایشان ارزش قائلاند.
۱۲.اطمینان از شفاف سازی ارتباطات
شفافیت یکی از نکات حیاتی ارتباطات مدیران است. واگذاری وظایف و توضیح اهمیت آنها به کارکنان اولین قدم دربرقراری ارتباط موثر است، اما به هیچوجه آخرین مرحله نیست. قدم بعدی ایجاد خطوط ارتباطی باز برای هر گونه مسائل یا نگرانیهایی است که ممکن است در محل کار ایجاد شود. یک رویکرد عالی ایجاد و نظارت دقیق برسیستمهای ارتباطی تیم است تا هرگز سوالها، نظرها یا پیشنهادها را از دست ندهد.
با ایجاد و کنترل خطوط ارتباطی، اعضای تیم ممکن است به طور مداوم پیشرفت به سمت اهداف را ارزیابی کرده واقدامات بعدی را شناسایی کنند. با یک خط ارتباطی در دسترس، اعضای تیم بهتر میتواند نیازهای خود را به یکدیگربیان کنند. علاوه بر موفقیت جمعی تیم، هر یک از اعضاء نیز به دستاوردهای فردی خواهند رسید.
۱۳.دریافت بازخورد
بهترین مدیران به تیم خود انگیزه میدهند تا بهترین کار خود را انجام دهند. یک مدیر میتواند نظر اعضای تیم را با یادگیری در مورد رویکرد مدیریت الهام بخشد. کارکنان باید بدانند که هیچ مجازاتی برای ارائه بازخورد صادقانه درمورد عملکرد مدیریتی شما وجود ندارد. شما و تیمتان ممکن است در مورد رویدادهایی مانند جلسات، پروژهها وعملکرد کارکنان از طریق کانالهای همکاری تیم خود بازخورد فوری ارائه دهید.
همچنین می توانید از ابزارهای بازخورد ناشناس برای اطمینان دادن به هم تیمیهای خود استفاده کنید. به عنوان یکمدیر، یاد بگیرید که چگونه با بازخوردها بدون واکنش منفی برخورد کنید. اعضای تیمی که انتقاد سازندهای ارائهمیکنند، سعی در صدمه زدن به احساسات شما ندارند. هدفشان بهبود روابط کاری شماست. هنگامی که کارکنان در یکراستا هستند، میتوانید به سرعت و بدون اشتباه به اهداف خود برسید. اگر به دنبال نکات جلسات مدیریت هستید، دریافت بازخورد از کارکنانتان گزینه بسیار خوبی است.
۱۴.سرمایه گذاری در تیم سازی
سرمایهگذاری در تیمسازی ایجاد فرصتهایی برای اعضای تیم شما برای تعامل، پیوند و همکاری خارج از وظایفکاری معمولی است. فعالیتهای تیمسازی میتواند از رویدادهای اجتماعی گاه به گاه تا تمرینهای ساختاریافتهترباشد که حل مسئله و ارتباط را ارتقاء دهد. سرمایه گذاری در تیمسازی حس اتحاد و رفاقت را در بین اعضای تیم شما تقویت میکند. به نوبه خود، این روابط باعث افزایش ارتباطات، همکاری و درک متقابل میشود. یک تیم با پیوند خوب به احتمال زیاد به طور هماهنگ کار میکند، دانش را به اشتراک میگذارد و از یکدیگر در دستیابی به اهداف مشترک حمایت میکند.
۱۵.تشویق حس تعلق
تشویق حس تعلق به معنای توانمندسازی اعضای تیم برای پذیرفتن مسئولیت کامل وظایف، پروژهها و تصمیماتشان است. وقتی حس تعلق را تشویق میکنید، نشان میدهید که به تواناییها و قضاوت آنها اعتماد دارید. این رویکرداعتماد به نفس آنها را افزایش میدهد و منجر به احساس مسئولیتپذیری بیشتر میشود. اعضای تیمی که احساسمالکیت میکنند، احتمالاً برای اطمینان از موفقیت پروژههای خود تلاش بیشتری میکنند. این اعضاء ابتکار عمل را برمیگزینند. مشکلات را به طور فعال حل میکنند و به طور مستقل به دنبال راه حل میگردند. این توانمندسازی فرهنگ خوداتکایی و بهبود مستمر را تقویت میکند، زیرا اعضای تیم احساس میکنند در نتایج کار خود سهم شخصی دارند.
۱۶.تعادل بین عملکرد شخصی و اهداف تیمی
به راحتی میتوان به عنوان یک مدیر درگیر تصویر کلی شد و جزئیات را فراموش کرد. ممکن است به راحتی از این واقعیت غافل شوید که موفقیت استثنایی تیم مستلزم عملکرد استثنایی هر یک از اعضای تیم است. شما میتوانید باتأکید بر خطوط باز ارتباط و کار تیمی در میان اعضای تیم تعادل برقرار کنید. همچنین میتوانید اطمینان حاصل کنید که مسئولیتهای هر یک از اعضای تیم با اهداف تیم سازگار است. میتوانید به هم تیمیهای خود کمک کنید تا ارتباط بین مسئولیتهای اعضای تیم و مأموریت شما را درک کنند. این رویکرد به هر کارمند الهام میبخشد و تیم شما را به سمت دستیابی به اهداف خود سوق میدهد.
۱۷.حفظ شفافیت کامل
یک مدیر شایسته همیشه اطمینان حاصل میکند که کارکنان تمام دانش مورد نیاز برای اجرای موثر پست شغلی خود را دارند، حتی اگر کارکنان از شفافیت اطلاعات که به آنها بازخورد داده میشود راضی نباشند. بنابراین، مدیران عالی همیشه با تیم خود صادق هستند. وقتی خبر بدی میدهند، صادق هستند اما خیلی خشن نیستند. مدیران، تمام نکات مثبت و منفی رابه تیم خود یادآور میشوند.
شما میتوانید این سطح از صداقت و صراحت را از طریق تعهد به ارائه بازخورد مکرر و به روزرسانیهای سازمانی حفظ کنید. جلسات یک به یک برای ارائه بازخورد خاص به یک فرد ایدهآل هستند. علاوه براین، میتوانید جلساتی را درسطح سازمان برگزار کنید یا ایمیلهای سازمان را برای پخش مسائل کلی توزیع کنید. این دو گزینه، کارکنان را ازپیشرفت خود و سازمان مطلع میکند و شفافیت را تضمین میکند.
۱۸.بیشتر گوش کنید، کمتر صحبت کنید
مدیران مسئول از اجرای ایدههای مدیریتی توسط تیمشان اطمینان دارند. بنابراین، تسهیل محیطهایی که اعضای تیم میتوانند آزادانه و آشکارا پیشنهاداتی را برای سادهسازی عملیات ارائه دهند، حیاتی است. بنابراین تقویت مهارتش شنیداری یکی از نکات مدیریتی روز است.
اگر میخواهید به عنوان یک مدیر موفق شوید، یاد بگیرید که به «گوش دادن»، بیشتر از «صحبت کردن» اهمیتدهید. این مسئولیت شماست که پتانسیل تیم خود را به حداکثر برسانید، اما اعضای تیم ممکن است واضحترین ایده را در مورد اینکه چهچیزی درست است و چهچیزی نیست، داشته باشند. بنابراین، به سخنان کارکنان خود با دقت گوشدهید و نظرات آنها را در نظر بگیرید. با این رویکرد، اعضای تیم شما نسبت به «صحبت کردن» احساس اعتمادبهنفس بیشتری خواهند داشت.
۱۹.ایجاد انگیزه نسبت به کارکنان
شما ممکن است به نقطهای برسید که کارکنانتان در برخی از انجام وظایف مشکل داشته باشند یا احساس کنند از تمام کارهای خود خسته شدهاند. هنگامی که این وضعیت رخ میدهد، باید تشویق بیشتری برای حفظ اعضای تیم خود ارائه دهید. زمانی که مشکلات سازمان یا کل صنعت شما را تحت تأثیر قرار میدهد، همین امر صادق است. شما درموقعیت ایدهآلی برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم خود هستید، زیرا شما مدیر آنها هستید.
الهام بخشیدن به سایر کارکنان گهگاه کار رهبر است. اگر کارکنان شما احساس میکنند که خسته هستند، تمام تلاشخود را برای کمک به آرامش آنها انجام دهید تا بتوانند به کار خود ادامه دهند. این مرحله ممکن است به معنای برگزاری رویدادهایی برای قدردانی از کارکنان، ارائه مشاوره فردی، یا ابراز نگرانیها به مدیریتمافوق باشد. هدفنهایی شما باید ایجاد یک محیط کاری باشد که کارکنان در آن خوشحال باشند و احساس کنند آماده هستند تا پروژه رابدون توجه به چالشهایی که پیش میآید به نتیجه موفقیتآمیز برسانند.
۲۰.حفظ ثبات
نکات مدیریتی ممکن است در تئوری ساده به نظر برسند، اما در عمل ممکن است نسبتاً پیچیده باشند. بهترین راه برای رویایی با چالشها به عنوان یک مدیر این است که سر خود را بالا نگه دارید و به راه خود ادامه دهید. تسلیم شدن اینتصور را به وجود میآورد که فداکاری ندارید و ناسازگار هستید. در نهایت، مدیران عالی باید قابل اعتماد و سازگار باشند.
کارکنان کمتر به یک رئیس غیرقابل اعتماد و غیرقابل پیش بینی اعتماد میکنند. اگر آن سطح از اعتماد را با کارکنانخود ندارید، ممکن است تشخیص موفقیت شما دشوار باشد. عدمآگاهی کافی از موقعیت، ممکن است شما را نسبت به انجام کارهای بیشتر با کارکنان خود بیمیل کند.
بازخورد دادن به افراد به صورت انفرادی میتواند به حفظ مسیر پیامرسانی فوری شما بر انتقال و بهروزرسانی مسائل کمک کند. میتوانید ساعتی را در وقت اداری در طول هفته تعیین کنید، که کارکنان برای ارائه نظرات یا درخواست کمک به شما مراجعه کنند. ثبات مدیریتی به کارکنان کمک میکند تا بفهمند چه چیزی را از چه کسی باید انتظار داشته باشند و چگونه میتوانند به موفقیت تیم کمک کنند.
۲۱.مسئولیت پذیری تیم
دانستن موفقیت تیم شما کاملاً به مهارتهای مدیریتی شما بستگی دارد. ممکن است دلهرهآور باشد. مدیران اغلب درهنگام انتقادسازنده از کارکنان یا حتی بدتر از آن هنگام اجرای مسائل انضباطی احساس ناراحتی میکنند. این مسئله از جنبههای نامطلوب مدیریتی قلمداد میشود و اجتناب ناپذیر است. در عوض، مالکیت کامل کار و اقدامات تیمخود را به دست بگیرید و در صورت لزوم آماده مداخله شوید.
ممکن است موردی داشته باشید که در آن یک همکار مورد اعتماد، اطلاعات را از بقیه اعضای تیم پنهان نگه دارد. در اینمورد، شما نمیتوانید با او مهربان باشید. به عنوان رهبر، شما باید یک موضعگیری محکم برای اطمینان از اینکه هرکارمند نقش خود را ایفا میکند و انتظارات را برآورده میکند، تعیین کنید. این امر بخشی از مسئولیت پذیری قلمداد میشود.
۲۲. استفاده از منابع فناوری
مدیران برای موفقیت به حمایت تیم خود نیاز دارند. با این حال، حتی یک تیم بزرگ از کارکنان ماهر برای عملکرد به بهترین شکل خود به فناوری نیاز دارد. ابزارهایی مانند برنامههای چت گروهی، نرمافزار مدیریت پروژه و سرویسهای ذخیرهسازی ابری ممکن است کارایی و بهرهوری شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.
فناوری در بسیاری از موقعیتها از جمله جلسات مفید است. ابزارهای فناوری قادر است برنامهریزی و اجرای جلسات را ساده کند و قابلیتهای پیگیری را ارائه دهد. جلسات فردی، ممکن است با استفاده از این فناوریها ساده شود. دسترسی به طیف گستردهای از برنامهها ممکن است به شما کمک کند، بهترین عملکرد مدیریتی خود را داشته باشید.
و در آخر یاد جملهای از تئودور روزولت افتادم؛
«در هر لحظه تصمیمگیری، بهترین کاری که میتوانید انجام دهید، کار درست است، بهترین کار بعدی، اشتباه است، وبدترین کاری که میتوانید انجام دهید هیچ کاری نیست.»
✍🏻صدف پورمنصف
Grace He, 22 Top Management Tips for Leaders in 2023,https://teambuilding.com/blog/management-tips
آخرین دیدگاهها